Thuiswerken is tegenwoordig geen uitzondering meer maar een gewoonte. Toch zijn veel werkplekken nog niet optimaal ingericht. De digitale veiligheid wordt bijvoorbeeld vaak vergeten. Helaas maken internetcriminelen misbruik van deze situatie. Volgens het Nationaal Cyber Security Centrum worden er regelmatig Corona-phishingmails of malware verspreid. Daar kunnen jij of je medewerkers gemakkelijk intrappen. Volgens experts moeten we nog voor lange tijd aan een mate van social distancing doen, en dus thuiswerken. Daarom adviseren wij om vooral in deze periode aan de digitale veiligheid van je medewerkers te denken. Daar helpen we je graag bij met onze slimme tips.
#1. Kies het juiste platform
Iedereen zit in tijden van de Coronacrisis eenzaam thuis dus het zien van collega’s doet ons goed. Daarom is beeldbellen vaak effectiever dan simpelweg een belletje plegen. Hiervoor zijn veel videoplatformen beschikbaar, maar ze niet allemaal even geschikt. De veiligheid ervan wordt in twijfel getrokken en daarom is de Autoriteit Persoonsgegevens een onderzoek gestart. Je kunt hun keuzehulp voor videobelplatformen raadplegen als je niet weet welk platform voor jouw geschikt is. Veel bedrijven kiezen voor de bekende platformen zoals Google Hangouts of Microsoft Teams. Heb je te maken met vertrouwelijke gesprekken? Dan wordt het gebruik van Zoom afgeraden omdat de app nog volop in ontwikkeling is.
#2. Werk in de cloud
E-mail stamt uit de jaren ’70 en wordt nog steeds veel gebruikt voor het uitwisselen van bestanden. Dit communicatiemiddel is, in vergelijking met de tools van nu, echter niet voldoende doorontwikkeld en draagt dus niet bij aan veilig thuiswerken. Verstuur (vertrouwelijke) gegevens daarom liever niet via de mail, maar kies voor werken in de cloud. In deze online omgeving worden alle data veilig opgeslagen en er worden continu back-ups gemaakt. Bovendien zijn alle bestanden altijd en overal beschikbaar. Zo kun je gemakkelijk samenwerken in één bestand in bijvoorbeeld Microsoft Teams, Sharepoint of Google Drive.
#3. Wees alert op phishingmails
Sommige mensen maken misbruik van crisissituaties zoals het Coronavirus. Cybercriminelen proberen bijvoorbeeld inloggegevens te stelen via phishingmails. Het Nationaal Cyber Security Centrum waarschuwt thuiswerkers omdat ze regelmatig verspreid worden. Phishingmails zitten tegenwoordig zo goed in elkaar dat je niet meteen opmerkt dat ze nep zijn. Juist nu zijn mensen hier extra gevoelig voor. Omdat er geen directe collega naast je zit is de kans groot dat je reageert, zonder een verdachte mail eerst te bespreken.
Om je bedrijf te beschermen en veilig thuiswerken te waarborgen, is het raadzaam om alle inkomende mails goed te controleren. Je kunt je medewerkers trainen dat ze altijd nakijken of linkjes in mails leiden naar de echte website. Wees ook op je hoede van verdachte verzoeken. Bij twijfel kun je altijd het beste een collega om hulp vragen.
Daarnaast is het verstandig om goede spamfilters te installeren. Heb je deze al? Dan vormen ze samen met onze filters een goed vangnet om ongewenste e-mail buiten de deur te houden. Zo worden medewerkers minder lastig gevallen, houd je de productiviteit hoog en je organisatie is minder kwetsbaar.
#4. Beveilig álle accounts
Omdat de kans op cyberaanvallen groter is tijdens crisissituaties, is het essentieel dat je alle accounts dubbel en dwars beveiligd. Want zeg nou zelf: iedereen kan per ongeluk een phishingmail aanklikken. Zorg daarom dat er voor alle accounts een 2-stapsverificatie is ingesteld. Oftewel: een wachtwoord die je bevestigd door middel van een sms’je of een app. Die wachtwoorden hoef je natuurlijk niet allemaal te onthouden. Een password manager zoals KeePass of LastPass kan unieke wachtwoorden voor je genereren én bewaart deze voor je.
#5. Laat je niet afluisteren
Ondanks veilig thuiswerken is het gevaar soms dichterbij dan je denkt. Heb je huisgenoten? Of werkt je partner ook thuis? Kijk dan of je in een aparte ruimte kunt werken. Nog beter is het om een koptelefoon te dragen. Anderen kunnen op die manier niet meeluisteren met meetings en vertrouwelijke informatie blijft binnen het bedrijf. Mooie bijkomstigheid: zo heb je ook geen last van storende omgevingsgeluiden. Vergeet daarnaast niet dat mensen van nature nieuwsgierig zijn. Wanneer jij even van je plek bent is het verleidelijk voor anderen om even een blik te werpen op je inbox of andere documenten te bekijken. Beveilig je laptop daarom met een wachtwoord als je er geen gebruik van maakt. Zo blijf jij de baas over jouw werk.
#6. Blijf up-to-date
Heb je bovenstaande tips voor veilig thuiswerken opgevolgd? Dan ben je lekker bezig. Maar je voelt hem waarschijnlijk al aankomen: hiermee ben je er nog niet. Om jezelf en je medewerkers altijd goed te beschermen moet je up-to-date blijven. Dat betekent dat laptops en pc’s voorzien moeten zijn van de laatste updates en goede virusscanners. Ook ben je zelf verantwoordelijk voor het continu veiligstellen van alle Office 365 data. Dit doe je met de Office 365 back-up. Hiermee worden veilige back-ups gemaakt van o.a. gegevens, e-mails, bestanden en siteverzamelingen.
Safety first!
Er zijn dus genoeg mogelijkheden voor criminelen (en anderen) om jouw organisatie binnen te dringen. Vooral in tijden van het Coronavirus. Maak jij je na het lezen van dit artikel zorgen omdat je er niet zeker van bent of je veilig thuiswerken goed ingeregeld hebt? Geen paniek. De specialisten van Sincere weten wat er nodig is om jouw en je team veilig thuis te kunnen laten werken. Naast bovenstaande oplossingen zijn er nog veel meer mogelijkheden die bijdragen aan een veilige thuiswerkplek. Wil je meer weten over veilig thuiswerken of overig IT beheer voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op en bel 073 – 711 44 41.
