OFFICE 365 BACKUP
Onmisbaar binnen ieder bedrijf: een regelmatige Office 365 backup. Heb je Office 365 geïmplementeerd, dan ben je lekker bezig. Zo kunnen jij en je team overal productief werken. Maar wist je dat je zelf verantwoordelijk bent voor het beschermen van jouw Office 365 data? Veel bedrijven denken dat Microsoft een back-up maakt van jouw data, bijvoorbeeld wanneer je bestanden opslaat in OneDrive. Dat is echter niet het geval. Zij focussen zich op de Office 365 infrastructuur en een optimale gebruikerservaring, jij bent verantwoordelijk voor de beveiliging van je data. Met een Office 365 back-up maak je veilige back-ups en bescherm je gegevens, bijvoorbeeld tegen per ongeluk wissen. Ook kun je e-mails, bestanden en siteverzamelingen herstellen met verschillende herstelopties. Sincere zorgt dat je met een gerust gevoel aan het werk kunt.
Het belang van Office backups
Gebruikers van Office 365 gaan ervan uit dat Microsoft verantwoordelijk is voor de Office 365 backups en beveiliging van hun data. Dat is helaas niet het geval. Microsoft Office 365 neemt voorzorgsmaatregelen, maar dit wordt ten onrechte voor back-up aangezien. Voor de duidelijkheid: bij een back-up worden er kopieën gemaakt van gegevens op een externe harde schijf zodat deze op een later moment teruggehaald kunnen worden. Bijvoorbeeld wanneer data verloren gaat door een virus of wanneer datadragers worden gestolen. Microsoft biedt enkel geografische redundantie. Dit biedt alleen bescherming bij hardware storingen of locatieproblemen. Bij een storing kunnen werknemers gewoon doorwerken en merken ze vaak niet eens dat zich problemen voordoen.
Office 365 backups zijn essentieel
Hoe groot of klein je bedrijf ook is, voor iedere onderneming is een Office 365 backup essentieel. Het ophalen van Office 365 e-mails kan een tijdrovende klus worden wanneer je niet gemakkelijk bij een kopie van de gegevens kunt. Dit brengt de productiviteit binnen je bedrijf in gevaar. Daarnaast zijn er genoeg andere redenen waarom het zo belangrijk is om Office 365 back-ups te maken:
- Per ongeluk wissen. Bij Office 356 kan data ‘voorlopig’ of ‘permanent’ verwijderd worden. In het eerste geval is er niet veel aan de hand, een verwijderd item komt in de map ‘herstelbare items’. Wanneer iets permanent verwijderd wordt is het echter niet meer terug te halen, tenzij er een back-up is gemaakt. Office 365 restore is dan heel eenvoudig.
- Interne beveiligingsrisico’s. Iedere werknemer kan fouten maken (klikken op spamlinks in e-mails), en oud werknemers kunnen kwade bedoelingen hebben voordat zij vertrekken (bedrijfsgegevens verwijderen). Dit brengt je onderneming in gevaar als er geen back-ups worden gemaakt.
- Externe beveiligingsrisico’s. De back-up en herstelopties van Exchange Online zijn niet voldoende om malware en virus aanvallen via de mail op te vangen. Back-ups bieden een extra vangnet bij een dergelijke aanval van buitenaf.
- Retentionbeleid. Office 365 beschikt in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retention. Met een back-up Office 365 kan het retentionbeleid worden verbreed. Voortaan is jouw data beveiligd en wordt het op één locatie opgeslagen. Gegevens van oud werknemers die in eerste instantie maar 90 dagen worden bewaard, kun je zo gemakkelijk terughalen.
- Doorzoeken van archieven. Het kan voorkomen dat je data moet ophalen in verband met regelgeving of compliance vereisten, bijvoorbeeld voor een juridische procedure. Microsoft biedt enige zekerheid met de functie ‘Bewaren van postvakgegevens vanwege juridische procedure’, maar als je per ongeluk een gebruiker verwijdert zijn deze gegevens alsnog verloren. Dan kom je als bedrijf in de problemen.